MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

MECI 1000:2005

En busca del fortalecimiento y la modernización institucional, se ha definido la implementación de un sistema de gestión de la calidad y un modelo de control interno, para el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad; como políticas y responsabilidad tanto de la alta dirección, como de todos los funcionarios de la entidad en el logro de dichos objetivos. La finalidad de estos modelos es contribuir ante todo al cumplimiento de los fines esenciales del estado y de los principios constitucionales de eficacia, eficiencia, transparencia y publicidad de la actuación pública, enmarcados en la calidad y la ética institucional.

Los dos modelos abordan el que hacer institucional desde diferentes enfoques; para el caso de las IPS establecidas como empresas sociales del estado, aplica el sistema obligatorio de garantía de  la calidad de la atención en salud “SOGCS” que apunta a la satisfacción del cliente, el control de calidad y el mejoramiento continuo. Por su parte, para la gestión del control interno, aplica el modelo estándar de control interno (MECI), desde el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la alta dirección y en atención a las metas y objetivos previstos en el plan estratégico.

La ESE HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO de Pitalito (Huila), se encuentra dentro de las cinco instituciones prestadoras de servicios de salud estatales de nuestro departamento, seleccionadas hacia la acreditación de sus servicios, por parte del ministerio de la protección social, labores y retos de debemos asumir todos y cada uno de los funcionarios de la institución, donde el beneficiario principal es el usuario bajo las políticas de calidad y seguridad del paciente que desarrollemos para la comunidad. Recordemos que prestar servicios con calidad en nuestro objetivo.

¿Qué es el modelo estándar de control interno?

El modelo estándar de control interno, MECI 1000:2005, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector  público, respetando las características propias de cada entidad.

El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del estado, enmarcado dentro de un ambiente ético, la definición de políticas claras y el control de los procesos que realiza la institución en su quehacer cotidiano.

Normativa que obliga a la institución a implementar el modelo estándar de control interno - MECI, en la entidad

La ley 87 de 1993 establece que todas las entidades del estado deben adoptar el sistema de control interno y el decreto 1599 de 2005 adopta el manual de implementación del modelo estándar de

Control interno – MECI 1000:2005, con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del estado, proporcionando la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que  suministra.

El modelo estándar de control interno, MECI 1000:2005, fue diseñado con un enfoque sistémico de subsistemas, componentes y elementos de control. Su estructura se integra por tres subsistemas a saber: subsistema de control estratégico; subsistema de gestión; y el subsistema de evaluación.

El subsistema de control estratégico es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse entre sí, permite el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad. Tiene como base la generación de una cultura organizacional fundamentada en el control y la gestión por procesos, acorde con la identificación e interrelación de los mismos, en el mapa de procesos de la entidad.

Este subsistema está integrado por los componentes relacionados en el gráfico anterior y la implementación del mismo es exitosa si la entidad cuenta con:

• Un ambiente de gestión ética que genere confianza en el actuar institucional tanto al interior como al exterior de la entidad.
• Servidores motivados, comprometidos y alineados con los objetivos de la entidad.
• Un direccionamiento estratégico conocido e interiorizado por todos.
• Conciencia de la importancia de la responsabilidad social de la entidad y,
• Diseño e implementación de acciones de prevención frente a los riesgos que puedan afectar la operación y la gestión.

El subsistema de control de gestión es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad, orientándolos a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de la misión

Está integrado por los componentes interrelacionados en el gráfico. Para garantizar su adecuada implementación, la entidad requiere:

• Políticas de operación claras para hacer eficiente la operación de los procesos definidos por la entidad.
• Procedimientos estandarizados, a través de los cuales se operativizan las actividades de  los procesos.

 Controles preventivos y correctivos inmersos a los procesos para reducir la ocurrencia de eventos que impidan el logro de los objetivos del proceso.

• Indicadores cuantitativos y cualitativos que permitan controlar y evaluar la ejecución de los planes operativos y de los procesos de la entidad.
• Manual de procedimientos, documento que consolida las políticas, normograma, procedimientos y demás documentos necesarios y claves para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos.
• Información primaria, secundaria y sistemas de información, confiables, oportunos y veraces, que faciliten la ejecución de sus operaciones internas, la rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas y la toma de decisiones en tiempo real.

El subsistema de evaluación es el conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad.

Este subsistema se estructura en los tres componentes que aparecen en la gráfica anterior. Permite determinar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución del plan estratégico y los planes operativos – POA; la detección de desviaciones para tomar oportunamente acciones correctivas y preventivas, así como acciones de mejoramiento continuos a nivel de los procesos, dependencias y de la entidad como un todo.

La implementación de este subsistema es exitosa cuando la entidad:

• Dispone de los insumos, elementos e instrumentos descritos en el subsistema.
• Si desarrolla las competencias en los servidores y en la organización para evaluar la efectividad de los controles, a través de autoevaluaciones, evaluaciones independientes y se implementan planes de mejoramiento.

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA CON LA IMPLEMENTACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL MECI EN EL TIEMPO:

Beneficio a Nivel externo

Permite que los clientes / usuarios y partes interesadas perciban que la entidad: Mejora la satisfacción del cliente / usuario (alta percepción de calidad por parte del cliente hacia la empresa); fortalecimiento de la imagen y credibilidad institucional; fortalecimiento de la coordinación, cooperación y articulación con otras entidades; Reconocimiento regional, nacional e internacional; incremento de la participación de mercado. (Facilidades de mercadeo)

Beneficio a Nivel interno

La entidad está en capacidad de:

 Optimizar y racionalizar los recursos: humanos, tiempo, técnicos, financieros, y tecnológicos.

• Adoptar formas más efectivas de trabajo.
• Cambio positivo de la cultura organizacional.
• Reducción en costos de valor no agregado.
• Mejorar la comunicación interna y externa.
• Mejorar la atención a los clientes / usuarios y partes interesadas (enfoque y conciencia hacia el cliente)
• Mejorar la productividad y competencia de los servidores. (incremento en el cumplimiento de resultados esperados)
• Generar una cultura orientada a la mejora continua.
• Disponer de documentación y registros normalizados, controlados, actualizados y debidamente conservados.
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a información oportuna, confiable y veraz, para ejercer su función veedora frente a la gestión pública.
• Generar un  clima organizacional basado en los principios y protocolos éticos compartidos y documentados en el código de ética y de buen gobierno.

 Barreras que se pueden presentar en la implementación de estos modelos de gestión.

 Falta de compromiso por parte de la gerencia; resistencia de los empleados al cambio; falta de disponibilidad de tiempo; cultura del trabajo por “Islas”; falta de enfoque hacia la gestión.

MECANISMOS PARA LA SOSTENIBILIDAD Y FORTALECIMIENTO DEL MECI EN LA ESE

Es importante que los coordinadores y/o líderes de proceso, continúen estas labores de afianzamiento de conceptos y manejo de los diferentes instrumentos que la organización ha diseñado para articular su sistema de gestión de control interno, se trabaje por la sostenibilidad y fortalecimiento del mismo, con  enfoque en el mejoramiento continuo y la calidad de la prestación de los diferentes servicios que oferta el hospital a su comunidad, en cumplimiento de la misión y visión institucional. 

El mantenimiento y mejora del modelo, se consigue a través de la operatividad de todos los instrumentos, herramientas  y productos generados por la ESE, frente a cada subsistema, componente y elemento desarrollado; motivo por el cual la entidad debe propender por el  siguiente direccionamiento para su eficaz funcionalidad:

• Cumplimiento del plan anual de formación y capacitación del recurso humano.

 Ejecución de las políticas de incentivos, estímulos, y bienestar social del talento humano.

• Disposición de todas las herramientas desarrolladas por la organización del proceso MECI, en medios tanto físicos como virtuales, facilitando su consulta permanente por parte de los líderes, coordinadores, dueños de procesos, y servidores en general de la ESE.
• Desarrollo de las actividades de inducción y realización de jornadas de reinducción.
• Desarrollo y ejecución del plan anual institucional de auditorías internas, tanto de control interno, como las que le atañen en materia de auditorías internas de calidad.
• Realización programática de comités de apoyo institucionales (asistenciales y administrativos), en especial el de coordinación de control interno y calidad.
• Optimización y desarrollo de las políticas de información y comunicación pública de la entidad.
• Presentación de informes y reporte mensual de indicadores de gestión por parte de los líderes y/o coordinadores de procesos, utilizando el formato estandarizado de informes de gestión por procesos definido por la ESE.
• Monitoreo permanente de los POA’S y planes de acción de cada vigencia fiscal, por parte de los coordinadores y lideres de procesos.
• Seguimiento, evaluación y actualización de los riesgos operacionales según las matrices adoptadas por la empresa, para su identificación, valoración y análisis, y políticas de administración.
• Elaboración de los diferentes planes de mejora, tanto funcional, individuales e institucional, producto de las acciones de autocontrol y autoevaluación de la gestión realizadas directamente por los servidores públicos, lo mismo que sobre los resultados de las auditorias llevadas a cabo por control interno y calidad; para lo cual se debe utilizar el formato estandarizado por la empresa para documentar dichas acciones.
• Efectuar diagnósticos sobre la funcionalidad de los elementos del sistema existente, asegurándose la toma de los correctivos y actualizaciones que deban originarse en el tiempo.

En las diferentes auditorias a ejecutar por parte de control interno se deberá tener como prioritario el seguimiento a la operatividad de los diferentes instrumentos desarrollados, en cada una de las áreas de la organización, y se deberán igualmente presentar las sugerencias y recomendaciones pertinentes, para que se realicen los ajustes, actualizaciones y correctivos de los elementos para la sostenibilidad y fortalecimiento del sistema de control interno institucional

 Espero,  que este instrumento sea una herramienta fundamental para el desarrollo de todas y cada una de las actividades en nuestra Institución

JESUS  ANTONIO CASTRO VARGAS

Gerente